Uw boekhouding koppelen aan uw website of software
Facturen overtypen uit uw webshop of uw urenregistratie is werk dat software kan overnemen.
Wat een API is
Een API is een ingang die een softwarepakket openzet voor andere software. Waar u inlogt via een scherm, meldt uw webshop of urenregistratie zich via die ingang aan, met een eigen sleutel. Daarna kan die software gegevens opvragen en wegschrijven, binnen de rechten die bij de sleutel horen.
Elke koppeling tussen twee systemen loopt via zo'n ingang. De vraag is dus vooral of uw pakket zo'n ingang biedt en welke gegevens een koppeling daarmee mag lezen en schrijven.
Deze pakketten hebben een API
Vijf pakketten die in het Nederlandse mkb veel voorkomen, bieden allemaal een API met openbare documentatie.
| Pakket | API | Toelichting |
|---|---|---|
| Exact Online | REST-API met webhooks, naast een oudere XML-API | Exact heeft een eigen ontwikkelaarsportaal en een appstore met kant-en-klare koppelingen. |
| Moneybird | REST-API | Voor uw eigen administratie maakt u zelf een persoonlijk token aan; een app voor derden registreert u bij Moneybird. |
| e-Boekhouden.nl | REST-API, naast een oudere SOAP-variant | De technische documentatie staat openbaar online. |
| AFAS | REST-connectoren: GetConnectors lezen, UpdateConnectors schrijven | Een beheerder bepaalt in de AFAS-omgeving zelf welke gegevens een koppeling mag lezen en schrijven. |
| SnelStart | REST-API via een ontwikkelaarsportaal | Toegang vraagt u aan bij SnelStart; voor een productiekoppeling is OAuth verplicht en beoordeelt SnelStart de koppeling eerst. |
Wat zo'n koppeling doet
De meeste koppelingen bestaan uit een klein aantal stromen. Welke u nodig hebt, volgt uit waar er nu gegevens worden overgetypt.
Let bij het ontwerp op de richting van de gegevens. Een koppeling in één richting is eenvoudig en voorspelbaar. Een koppeling in twee richtingen kan ook, maar dan moet vastliggen welk systeem voorrang krijgt als in beide tegelijk iets wordt gewijzigd.
- Facturen wegschrijven: een bestelling in uw webshop of een afgerond project in uw software wordt automatisch een factuur of boeking in uw pakket
- Betaalstatus ophalen: uw software controleert in het pakket of een factuur betaald is en werkt de order of het dossier bij
- Klanten en producten synchroniseren: één systeem is de bron, zodat u een adreswijziging maar op één plek hoeft door te voeren
- Uren exporteren: geschreven uren gaan als factuurregels of boekingen naar het pakket, per periode of per project
Controleer eerst uw abonnement
API-toegang is niet bij elk abonnement inbegrepen, dus controleer dat voordat er iets gebouwd wordt.
- Is API-toegang bij uw abonnement inbegrepen, of alleen bij een hoger abonnement of als losse optie
- Wie de administratie beheert: staat die op het abonnement van uw boekhouder, dan regelt u de toegang samen met uw boekhouder
- Hoe u aan een sleutel komt: bij het ene pakket maakt u die zelf aan, bij het andere vraagt u hem aan en wordt de koppeling eerst beoordeeld
- Welke rechten de sleutel krijgt: alleen lezen waar lezen volstaat, zodat een fout in de koppeling geen boekingen kan wijzigen
Foutafhandeling
Koppelingen verschillen vooral in wat er gebeurt als er iets misgaat.
Fouten moeten zichtbaar zijn. Een factuur die het pakket weigert, bijvoorbeeld door een ontbrekende btw-code of een onbekende klant, hoort op een overzicht te komen dat iemand controleert. Een koppeling die fouten niet meldt, wekt maandenlang de indruk dat alles klopt.
Het pakket is soms tijdelijk niet bereikbaar, en uw eigen software soms ook. Een goede koppeling zet de boeking dan in een wachtrij en probeert het later opnieuw, zodat er niets verloren gaat en niemand hoeft bij te houden wat er tijdens de storing gebeurde.
Opnieuw proberen mag nooit tot een dubbele boeking leiden. Daarom stuurt de koppeling bij elke boeking een eigen kenmerk mee, of controleert hij eerst of de boeking al bestaat. Dubbele facturen vallen pas op als een klant belt of als de btw-aangifte niet klopt, en dan kost het veel tijd om ze op te sporen.
Zelf laten bouwen of een tussenlaag als Zapier
Tussen twee pakketten kunt u ook een tussenlaag zetten, zoals Zapier of Make. U stelt daar zonder te programmeren een stroom samen: als er in systeem A iets gebeurt, doe dan in systeem B dit. Voor een eenvoudige stroom, zoals elke nieuwe bestelling als conceptfactuur klaarzetten, is dat soms de betere keuze.
Een tussenlaag heeft ook nadelen. Uw klant- en factuurgegevens lopen via de servers van die tussenlaag, en dus langs een extra partij. U betaalt per maand en per aantal taken, en die kosten stijgen met uw volume. Daarnaast is de stroom afhankelijk van elke stap. Wijzigt een van de twee pakketten een veld, dan stopt de stroom, en dat merkt u vaak pas later.
Bij maatwerk zit de logica in uw eigen software, met de foutafhandeling die hierboven is beschreven en zonder derde partij tussen uw administratie en uw systeem. Dat loont als de stroom meer moet doen dan gegevens doorgeven, bijvoorbeeld controleren, samenvoegen, wachten op een betaling of gegevens uit meerdere bronnen combineren.
Bronnen
Veelgestelde vragen
Onze boekhouder werkt met een van deze pakketten. Moeten we overstappen voor een koppeling?
Meestal bouwen we de koppeling voor het pakket dat u al gebruikt, zodat uw boekhouder op dezelfde manier kan blijven werken.
Wat gebeurt er als het boekhoudpakket tijdelijk niet bereikbaar is?
Bij een goed gebouwde koppeling komen de boekingen in een wachtrij en worden ze verwerkt zodra het pakket weer bereikbaar is.
Kan een koppeling dubbele boekingen veroorzaken?
Dat kan gebeuren als de koppeling na een storing een boeking opnieuw verstuurt die al was aangekomen. Een eigen kenmerk bij elke boeking voorkomt dat, omdat de koppeling daaraan herkent dat de factuur al in het pakket staat.
Wanneer volstaat Zapier?
Zapier volstaat vaak voor een eenvoudige stroom in één richting.
Bouwen jullie ook een koppeling los van een groter project?
Een koppeling tussen uw bestaande software en een van deze pakketten bouwen we ook als afzonderlijk project.